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山东艺术学院关于财务报销流程及有关事项的说明
2018-10-11 09:59   审核人:

 为了规范单位财务报销行为,加强单位经济管理和财务管理,维护学校经济秩序,特做此说明。(共七部分)

一、   报销程序

1、粘贴原始凭证。报账人员(含经办人员)分类整理好原始凭证,将原始凭证粘贴于“原始凭证粘贴单”上。

“会计原始凭证”名词解释:单位对发生的每一项经济业务必须取得或填制合法的原始凭证。原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的,用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证。原始凭证按来源不同,可分为自制和外来原始凭证。自制原始凭证是由本单位经办业务的部门和人员在执行或完成经济业务时填制的凭证,如:工资扣发依据、借款单、领款单、粘贴单等。外来原始凭证是经济业务发生时,从其他单位取得的原始凭证,如:发票、非税收据等。

原始凭证记载的经济业务事项要真实、合法、准确、完整。对不真实、不合法的原始凭证财务人员有权不予接受,对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。原始凭证记载的各项内容均不得涂改;原始凭证有错误的,应当由出具单位重开或者更正,更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始凭证上更正。

2、填写并计算报销单。按“原始凭证粘贴单”上内容(含结算单位、列支项目及编码、凭证张数、合计金额、经手人、有关说明等内容)填写完整并在经手人处签名。

3、资产登记。如符合固定资产登记条件(即固定资产定义):①指单位价值在壹仟元以上,使用期限在一年以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资,作为固定资产管理。所有图书均为固定资产,无金额起点限制。需要办理固定资产验收、入库手续。现学校每个部门均有专职或兼职资产管理员,资产管理员熟悉资产的验收入库程序(手续),视资产情况从资产处、图书馆(现场或网络系统)办理验收入库手续,取得固定资产验收单。

4、领导签字审批。我校实行经费报销会签制度。每张原始单据须有单位负责人、经办人签字,购物发票须三人签字(增加验收人);并同时在报销结算单等单据格式处签字。大额发票,指叁仟元以上(含叁仟元),须在发票空白处签字。票据超过叁仟元的报销单据,除单位行政负责人签字审批外,还应由本单位党政会签人会签,会签人为本单位党总支书记或其他负责同志,签名须在票据正面空白处、结算单等单据格式处。

5、财务审核签字。报销人送报销单至财务,财务审核的关注点:合法合规性、真实性、正确性、及时性和预算指标的使用情况;若无预算或预算指标使用完毕,财务人员应暂缓、或拒绝报销和借款。

6、会计编制凭证。会计人员根据经过审核的原始凭证认真计算金额、摘要明了清晰、记账科目准确编制记账凭证。

7、出纳付款(付款方式有网银转银行卡、政府专网转公务卡等多种方式,后面详细说明),因财务付款有复核、审核等规定程序,报销人员报账后财务人员一般在一周内完成付款,若一周后报销人员未收到转款可电话咨询查询。

二、报销票据

对方单位给我方(学校)开具发票时一般需提供单位名称、纳税登记号(识别号)、开户银行及账号等必要信息,反之亦然。

我校开票信息如下:

单位名称:山东艺术学院

纳税登记号(识别号):12370000495571568E

地址电话:济南市历下区文化东路91号 0531-86423566

开户银行及账号:济南市建行文化东路支行 37001618802050012896

报销须提供合法、齐全的正式票据:发票均应套印“全国统一发票监制章”,收款单位应盖单位“发票专用章”。行政事业收费、政府性基金收据套印“票据监制章”,收款单位应盖单位“财务专用章”。税务局代开发票应有“税务局代开发票章”。外单位内部收据不得作为报销凭据。

发票的客户名称应为“山东艺术学院”,“个人”或个人名字不予报销(火车票、机票除外)。只有发票(收据)联才能报销,记账联、抵扣联等不能报销。发票不允许有涂改、挖补、划擦、添加等现象,如有前列现象则不予报销。为真实反映学校每年的财务收支,对取得的发票应及时报账,原则上票据报销期限为一年。

购买办公用品、计算机耗材等开具统称发票的,应附收款单位开列的明细清单作为原始发票的附件,明细清单须盖有收款单位的财务专用章或发票专用章,并与发票上的印章一致。有需说明的情况请在发票上加以注明或提交相关说明,对费用的产生做详细的解释。定额发票必须在票面上对所购买物品品名或者事由等作出清晰的说明。所有发票、收据均应加盖开票单位的发票专用章或财务专用章,严禁假发票报销,严禁以票顶票报销。

公务卡报销须附有POS机刷卡小票。小票的作用:一是账务发生的实时记载凭据,二是便于财务人员与财政支付中心支付和对账。应与发票一起保管好,一起粘贴。网上购买机票、火车票使用公务卡的,一般有网购证明,应同时打印或下载购买证明打印,以便于财政支付还款。

以下票据属于不合规、报销不受理的范围:

1、无税务或财政监制章,或未盖有出票单位财务(或发票)专用章的票据;

2、票据无真实经济业务内容的或内容不完整的票据(如没有经济业务内容、开票时间等),大写金额和小写金额不符的票据;未加盖开票单位发票专用章的;例如:真内容假发票、假内容真发票等情况均是错误的;

3、内容涂改或字迹不清晰的票据;

4、经税务系统验证的假票据;

5、票据内容与开票单位经营范围不符的;例如:副食店开具的经济业务为打印费复印费发票的;

6、税务机关或财政部门已宣布停止使用的;

7、不真实的发票(如连号的出租车票、同车牌号同时间段的出租车票等);

8、按规定认定为不可报销的其它票据。

三、发票粘贴、填写

报销票据应按原始凭证粘贴单所列要求将发票分类逐张整齐地粘贴在凭证粘贴单上并完整规范填写粘贴单上的相应内容,每张粘贴单粘贴一类发票。粘贴要求详见原始凭证粘贴单左侧说明。

对于集中较多的票据按照内容进行分类,如办公用品、电话费、差旅费、市内交通费等按类别区分,然后再按类别分别粘贴。

分类、整理好的票据,由上向下、由右向左,一层层平均粘贴在粘贴单上,粘贴好后可逐层翻看;上下左右不得超出粘贴单,尽量不遮挡票据的重要信息(如日期、金额、项目、单位名称等)。如果同一类票据较多,可使用多张粘贴单。(详见另文本说明附件3山东艺术学院原始凭证粘贴单说明,随本说明同时挂于校园网)。

原始票据作为会计档案的重要组成部分,需要保管30年(最新档案法规定)。为了使票据粘贴得既美观平整,又牢固扎实,请使用液体胶水粘贴,请勿使用固体胶、透明胶、双面胶、订书器等。装订线左侧覆盖时不要将发票重要内容覆盖。不能以票粘票、每张票据均应直接粘贴在粘贴单上,而不能粘贴在票据上,以免日后脱落丢失,或覆盖票据内容,一般票据左侧留有粘贴空间多是空白或无关紧要内容,需粘贴人做一点功课、做一下判断后妥当处理。

票据粘贴完毕,经办人员须汇总票据金额,并在粘贴单上注明票据内容说明、票据张数、合计金额。粘贴单的填写须使用钢笔、签字笔等填写,不得使用铅笔、圆珠笔、红笔填写。

四、领导审批签字

各二级学院、部、处负责人审批权限为当年年度预算范围。大额支出由二级学院党政联席会研究决定审批。年中新增、追加预算事项的办理须提供校长办公会或校党政联席会会议纪要(或决定)。

由归口部门管理的、没有分解到各个部门(学院)的经费,应有相应归口部门负责人签字,例如:招生费,固定资产购置费等项目,支出时仍需要归口管理部门审批。

签字至少有经办人与审批人签字,购买物品的需增加验收人签字,叁仟元以上票据须增加本单位党政会签人会签。例如:设计学院教研室主任签字,如果业务经办人与部门(项目)“财务一支笔” 为同一人,需部门其他正职领导或分管校领导审批,若票据超叁仟元,还需增加会签人签字。

各单位办理报销事项时,应按预算的指定用途和额度报销,报销人或部门负责人在签字时请注明经费出处(开支的经费预算项目及项目编码)。报销人按照报销审批权限(校控经费项目必须有校领导签字审批)由相关领导审批签字,持签字手续完备的票据到财务处结算科办理记账、资金结算手续,有借款的请在报销时说明并首先冲销借款。

山东省实施厉行节约反对浪费规定,实施山东省省直机关会议费管理办法。严格控制公务接待费、公务用车费、因公出国(境)费、交通费、差旅费、会议费、培训费等开支。各单位招待费报销均须附有学校公务接待用餐申请审批单及接待清单。购买航空机票时,应优先购买国内航空公司机票,购国外航空公司机票须经学校审批。

五、关于报销付款

资金结算分为转银行卡②转公务卡转账支票电汇现金冲借款等多种方式。因财务付款有复核、审核等规定程序,报销人员报账后财务人员一般在一周内完成付款,若一周后报销人员未收到款项可电话咨询查询。

根据国务院、中国人民银行制定的《现金管理暂行条例》(中华人民共和国国务院令第12号)和《现金管理条例实施细则》单笔(包括连号发票、发票虽不连号但为同单位一次支付等)超过壹仟元(1000元)(含)的对公经济业务,须用转账支票或电汇方式结算。转账支票或电汇收款单位的详细名称必须与取得的发票、以及发票上加盖的发票专用章名称一致。转账支票适用于济南市内同城转账,电汇适用于济南市外异地转账。另通过银行电汇方式结算的,经办人须提供收款单位的纳税登记号、开户银行及账号、户名(户名必须与发票或财务专用章上的单位名称一致)

银行支票签写具体金额、支票密码并加盖财务专用章、人名章后,方可使用。银行支票的有效期限为10个自然日,从支票开具日期算起。若到期日为节假日,顺延一天。若出现支票作废的,只能由学校有关部门经办人员到财务处办理更换手续,不能由支票收款方人员直接到财务处办理。

各部门办理银行汇款手续时,必须保证单位名称、开户银行及账号、单位纳税登记号(识别号)等内容准确无误,因内容提供有误造成的时间耽搁和经济损失由经手人负责。

严格控制现金报销,按照财政部门要求,凡属公务卡强制消费目录中规定的事项(办公费、差旅费、招待费、维修费、会议费、培训费、专用材料费、公务用车运行维护费等)必须用公务卡消费及结算。公务卡消费事项优先报销,报销资金直接通过财政支付系统打到公务卡上。

各单位按规定领取的劳务费、加班费、补贴、临时工工资、酬金等,均须填制领款单,领款单应逐项写明领款人姓名(发放外单位人员劳务费需要提供身份证号码)、摘要、标准、时间(工作天数)、应发金额、扣税金额、实发金额、签名等横向栏目,底端列有应发金额合计大小写,扣税金额合计大小写,实发金额合计大小写等字段项目。在领款单右侧须列明预算项目及项目编码、经手人、部门负责人或部门经济责任人、财务审核人等项目。填制时须逐项填写,不可省略,空白不填处需用斜线填充,时间日期尤其不可省略,领款人、经手人、部门负责人或部门经济责任人等项原则上须本人签名。目前个人所得税(工资薪金所得)税率为3%、10%、20%、25%、30%、35%、45%等七级超额累进税率,劳务报酬所得税率为20%、30%、40%等三级税率。劳务报酬所得按次计税,4000元以下减除费用800元,4000元以上减除20%的费用,其余额为应纳税所得额,按次计税。我单位严格执行国家个人所得税法,本单位职工按工资薪金合并计税,非本单位职工及本单位返聘人员按劳务报酬所得计个税。

领款单领款人签名应为领款者本人,原则上不允许他人代签。外单位人员要附有领款人身份证号,以便向税务局报税。(现执行个人所得税税率表详见另文本说明附件4,随本说明一同挂于校园网)。

六、借款、固定资产、票据遗失、年终结账等其它事项

1、各项借款(包括现金和支票)须在借款后一个月内归还冲账(特殊情况不能按时报账的,借款人必须写出书面报告,说明原因,提出报账期限,单位负责人签字),超期将可视为公款私存或挪用,财务处将按规定从借款人工资中扣除,情节严重者将依据财务规定予以处分。不得随意改变用途,为了准确反映学校资金使用情况,加速资金周转,出差人员必须在出差结束后两周内及时办理报销手续及时报销结算。特别说明:我省财政厅、监察厅、审计厅、中国人民银行(山东省分行)联合发文自2013年7月1日起推行使用公务卡,公务卡适用范围已包括绝大部分公务支付消费业务,故职工出差一般不需借款,直接使用公务卡支付即可。(我校公务卡管理使用办法另见它文本说明附件5,随本说明一同挂于校园网)。

2、缴纳会费、注册费及出差、开会、培训等费用开支,应附经校领导批准的通知或邀请函及单位差旅审批单等。教职工外出参加会议,需附会议单位的会议通知,分情况报销:会议通知中明确写明由会议单位统一安排食宿、交通并承担费用的,会议期间的住宿费、伙食补助不再报销,在途期间的伙食补助和交通补助按照差旅费规定报销;会议通知明确写明食宿及交通自理的,可按出差的自然(日历)天数领取伙食补助,按出发、返程各一天领取交通补助;会议通知上未明确说明食宿或交通自理的,需取得会议单位开具的食宿或交通自理说明,方可申领补助。

3、固定资产:

固定资产定义:同前一、报销程序、3

采购报销发票须附资产处(或图书馆)办理的固定资产验收单手续。

签订经济合同、协议的物资采购、工程项目、服务项目等经济事项,须在报销时(如为借款事项须在借款时)提供合同或协议(须提供原件)作为报销附件,财务处按合同、协议约定的支付方式支付相关款项。

修缮工程款需附合同、发票、工程决算报告书、审计处(或会计师事务所)出具的修缮工程审计报告意见书。

4、票据遗失情况:从外单位取得的原始票据如有遗失情况,应复印原始票据的存根联,由原开具单位加盖财务专用章,并清楚地显示票据的号码、金额和内容等,由经办人、单位经费负责人签字,经财务处审批后,才能记账报销,如确实无法复印原始票据,应由当事人写出详细情况说明,由证明人、单位经费负责人签字,经财务处审批后,才能代作原始凭证记账报销,严禁以其它票据顶替报销。

5、私车公用情况:汽油费、过路过桥费等不允许报销(含ETC卡费用等)。

6年终结账:报销事项一般应由单位报账员(或称财务专管员)和经手人办理,不允许其他无关人员代办,有关事项应向财务审核制单人员解释说明,以便财务人员列明摘要,准确入账。不接受外单位人员直接报账。各类报销结算事项,应于每年12月20日前报销结算完毕,以便于财务处年终结账、与国库处对账及年终决算等。

七、对报销部门、报销人员、经手人员的要求

1、所提供的信息真实,完整,准确,并且有经费预算;

2、所附附件齐全,合法合规,真实有效,且能够说明申请付款的合理性;

3、符合国家、省及单位有关财务制度法规和规定,符合中央八项规定;

4、财务人员有权了解费用发生的真实情况,报销部门、报销人员、经手人员应配合如实反映反馈。

本说明由财务处负责解释。

附件1、山东艺术学院差旅费报销暂行办法

附件2、山东省省直机关事业单位工作人员差旅住宿费标准明细表

附件3、山东艺术学院原始凭证粘贴单说明

附件4、个人所得税适用税率表

附件5、山东艺术学院公务卡管理使用办法

 

                              山东艺术学院财务处

                                    2018年9月26日

附件【附件5山东艺术学院公务卡管理办法2013.12.11.pdf已下载
附件【附件1山东艺术学院差旅费报销暂行办法2015.8.25.doc已下载
附件【附件2省直机关工作人员差旅住宿费标准明细表2015.8.25.xls已下载
附件【附件3山东艺术学院原始凭证粘贴单-说明2016.9.28.doc已下载
附件【附件4个人所得税税率表2018.10.1最新执行.xls已下载
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